Automatyczna rejestracja faktur
Funkcjonalność automatycznej rejestracji faktur zakupowych w systemie proALPHA, gwarantuje pewność, że faktura zakupowa została wystawiona i dostarczona poprawnie. Faktury w wygodny sposób można dodać do programu (poprzez import pliku), następnie sprawdzane są pod kątem poprawności danych przez system. Weryfikowane są między innymi dane dostawcy (NIP, adres, numer konta bankowego), pełny numer faktury, data na fakturze, pozycje towarowe oraz kwoty. Jeśli jakiś obszar nie jest wypełniony lub nierozpoznany przez system, wysyłany jest komunikat ostrzegawczy i można te informacje uzupełnić ręcznie. Wszystko odbywa się w sposób sprawny i automatyczny, raz wprowadzana korekta jest zapamiętywana przez system, zatem ten sam dany błąd w przyszłości nie powinien wystąpić. Skuteczność automatycznego odczytania danych ze skanu faktury za pierwszym razem może przekraczać nawet 90 procent.
Praktyka pokazuje, że ręczne księgowanie i zatwierdzanie faktur zawierających nieuporządkowane dane może nawet potrwać wiele dni. Powoduje to szereg niekorzystnych dla biznesu konsekwencji jak powstanie tak zwanych wąskich gardeł w płynności finansowej, co ma znaczenie dla wyspecjalizowanych dostawców oczekujących na płatności. Ponadto wiele biznesów za terminowe płatności oferuje korzystne rabaty, zatem każda zwłoka może doprowadzić do utraty wypracowanych zniżek oraz powodować wyższe koszty zakupów w przyszłości.
Dzięki wbudowanemu modułowi zarządzania dokumentami (DMS) faktury zakupu dostępne są 24 h/7. Dostęp do niej ma dział księgowości oraz osoby uprawnione do danego procesu. Dzięki temu wszystkie osoby mają wiedzę o fakturach i ograniczone jest ryzyko opóźnionych płatności i karnych odsetek, nie wspominając o uniknięciu problemów w prawidłowym obliczeniu podatku dochodowego czy podatku od towarów i usług (VAT). System wyłapuje potencjalne błędy na fakturach oraz ewentualny brak dokumentów powiązanych, umożliwiając ręczne uzupełnienie danych. Cała praca odbywa się w aplikacji, w której również dostępne są dokumenty zamówienia, umowy ramowe czy warunki płatności. System wysyła powiadomienia do osób decyzyjnych i odpowiedzialnych za zatwierdzanie faktur, dzięki czemu usprawniony i skrócony jest cały proces akceptacji dokumentów.
JAK DZIAŁA FUNKCJONALNOŚĆ AUTOMATYCZNEJ REJESTRACJI FAKTUR?
OBEJRZYJ MATERIAŁ VIDEO:
Kontakt z proALPHA Polska
Wybierasz system ERP i nie wiesz, które funkcjonalności odpowiadają potrzebom produkcji? Zastanawiasz się, które moduły sprawdzą się w Twoim modelu biznesowym? Chętnie omówimy z Tobą możliwości, korzyści i wątpliwości, które masz. Zorganizujemy prezentacje lub dedykowane warsztaty, abyś mógł poznać i ocenić funkcjonalność systemu.
